CARA TERBAIK MELINDUNGI DOKUMEN OFFICE 2010

Kebanyakan professional TI danspesialissekuriti TI membagi resiko keamaan informasi ke dalam tiga kategori.

1.      Resiko kerahasiaan.

2.      Resiko Integritas

Yaitu ancaman terhadap sumber daya kerja oleh user yang tidak berkepentingan, dan kode berbahaya untuk merusak data kerja yang digunakan.

3.      Resiko ketersediaan

Yaitu ancaman terhadap proses kerja user yang tidak berkepentingan, yang akan mengancam fitur, fungsi aplikasi, dan proses alur kerja dokumen.Nah, untuk membantu anda terlindungi dari ketiga resiko tersebut, anda perlu mengetahui strategi pertahanan keamanan yang mendalam, yang terdiri dari beberapa tingkatan. Yaitu tingkatan proteksi jaringan, pengamanan fisik, dan tool security.

Jika anda menggunakan Office 2010, maka strategi pertahanan yang menyeluruh harus mencakup mekanisme sekuriti yang disediakan pada Office 2010. Berikut ini adalah beberapa langkah yang bias anda ambil untuk melindungi dokumen office 2010 anda.

1.      Beri Password

Anda dapat dengan mudah menambahkan password dengan mengkilik Tab File>>Info>>Protect Document>>Encrypt with password.Masukan password yang anda inginkan, lalu OK.Masukan password sekali lagi.

Pastikan anda telah mencatat password tersebut di tempat yang aman, karena office tidak menyimpan password tersebut.Kemudian perhatikan bahwa di bagian permissions, akan muncul gambar gembok dan kunci.

2.      Atur Hak asasi

Pengaturan ini digunakan untuk membatasi dan mengatur kemampuan user dalam memperlakukan document anda.Misalnya anda membuat user tidak bias merubah format document, dan memberikan akses hanya pada bagian tertentu, tidak pada keseluruhan dokumen.Langkah yang dapat anda lakukan dengan mengklik File >> Info >> Protect Document >> Workbook >> Presentation >> Restrict Editing.

3.      Tandai secara digital

Tanda digital adalah  semacam kode yang ditanam ke dalam file dokumen untuk memastikan bahwa dokumen itu benar – benar dari anda( atau orang yang memiliki hak akses ke tanda digital anda), dan juga menunjukan bahwa dokumen belum diubah.

Anda dapat memberikan tanda digital dengan mudah, menggunakan layanan gratis melalu Microsoft yang dapat diakses dari backstage view. Anda juga dapat mengeset Office untuk menggunakan layanan signature dari vendor pihak ketiga.

Klik  File >> Info >> Protect Document >>  Add a Digital Signature.

4.      Jalankan Document Inspector

Document inspector melakukan sejumlah pengecekan pada file untuk mencari informasi pribadi atau tersembunyi yang mungkin tidak ingin anda bagi dengan orang lain. Secara default, semua boks dicentang, tapi anda dapat membatalkan pengecekan pada beberapa poin yang tidak anda inginkan. Setelah inspector bejalan, akan diberikan laporan yang menunjukan info yang diperlukan.

5.      Tandai file dengan FINAL

Jika anda ingin dokumen anda tidak diubah oleh user anda bias menandainya sebagai file Final. Dokumen akan disimpan sebagai read-only dan beberapa perintah ribbon dinonaktifkan. Namun, user bias menonaktifkan fitur Mark as Final ini. Sehingga jika ingin menggunakan ini harus diserti dengan penggunaan fitur keamanan yang lain, seperti digital signatur.

Cara nya adalah sebagai berikut  : File >> Info >> Protect Document >>Mark As Final

6.      Simpansebagai PDF atau XPF

PDF atau Portable Document Format dan XPS atau eXtensible Print Speification adalah format document yang tidak bias diedit kembali. Cara nya adalah dengan memanfaatkan save as, lalu pilih ekstensi PDF or XPS. Namun, saat ini telah ada aplikasi yang mampu membuat file PDF / XPS ini bias diedit. Sehingga perlu dikombinasikan dengan system keamanan yang lain.

7.      Cek ActiveX

Anda dapat menggunakan ActiveX settings untuk menonktifkan control ActiveX, dan mengubah cara kerja control ActiveX. Secara default, control ActiveX yang dipercaya dijalankan dalam safe mode dan user tidak diberitahun bahwa control ActiveX dijalankan.

Berbicara tentang ActiveX, pasti sebagian dari anda akan bertanya – Tanya, “sebenarnya, Apa itu ActiveX?”.

ActiveX diartikan sebagai serangkaian pengaturan terhadap komponen-komponen dan aplikasi pada antarmuka agar mereka saling berinteraksi dan berbagi informasi. ActiveX semula semula digunakan untuk membangun antarmuka pengguna yang bersifat dinamis, contohnya seperti desktop pada sistem operasi windows, masing-masing komponen tergabung menjadi satu dan berhubungan satu sama lain.

Pada perkembangan selanjutnya, ActiveX ditujukan terutama untuk browser Web. Aplikasi ini dibuat sedemikian rupa sehingga dapat di-download dan dijalankan oleh browser Web. Sebagai informasi, ActiveX merupakan teknologi milik Microsoft. Jika ia terinstal dalam sistem, pengguna bisa memiliki akses penuh terhadap Windows.

8.      Atur Add in

Anda dapat menggunakan Add-ins untuk menonaktifkan add-in, mencari add-in yang ditandai oleh pembuat yang dipercaya, dan menonaktifkan notifikasi add-ins.

9.      Menggunakan Setting Trusted Document

10.  Menggunakan Setting Trusted Location

11.  Menggunakan Setting Trusted Publisher

12.  Cek Makro

Anda dapat juga menggunakan Macro Settings untuk merubah perilaku macro VBA dan menonaktifkannya.

Untuk trusted document,location, dan publisher dapat diatur dalam fitur trusted center. Cara untuk mengakses trusted center dalam office 2010 adalah Klik File >> Options >> Tust Center

Secara default fungsi – fungsi perlindungan telah diterapkan dalam program office 2010. Namun, akan sangat baik jika anda mampu memaksimalkan fungsi keamanan tersebut sesuai dengan kebutuhan anda sendiri, sehingga akan labih efektif dan efisien.

Source :

1.      Technet.microsoft.com/en.us/library/

2.      PC Media edisi 12/2010

tag : cara melindungi dokumen, how to protect document, apa itu activex, add on, add in, office 2010, lock, kunci, password, digital signature